Fiche métier - Secrétaire Commerciale

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C'est un acteur phare qui permet à l'entreprise d'avoir une traçabilité de toutes les opérations commerciales. Encore appelée assistante commerciale, cette professionnelle est très sollicitée dans les TPE et les PME où la vente de biens ou services est la principale source de revenus.

Sa polyvalence permet à toute l'équipe commerciale de se concentrer uniquement sur la prospection afin d'accroître le chiffre d'affaires. Mais que fait exactement la secrétaire commerciale ? Combien gagne-t-elle et quelles sont les qualités indispensables pour occuper ce poste ? Cette fiche métier fait un zoom sur cette profession.

Secrétaire commerciale : la définition      

La secrétaire commerciale est le professionnel chargé de la gestion des tâches administratives au sein de l'entreprise. Elle gère toutes les opérations liées à la vente et à l'approvisionnement. Son travail permet à l'entreprise d'enregistrer toutes les transactions inhérentes à la commercialisation. C'est pour cela que la secrétaire commerciale est souvent traitée de "mémoire de l'entreprise".

Ce professionnel est l'interlocuteur privilégié des fournisseurs et des clients. C'est lui qui recense les commandes et les transmet à l'équipe commerciale. Le secrétariat commercial permet alors de suivre toute la chaîne de vente, depuis la commande jusqu'à la livraison.

Quel est le rôle d'une secrétaire commerciale ?

La secrétaire commerciale a principalement pour rôle de faire le relais entre les clients et l'équipe commerciale. C'est elle qui enregistre les besoins de la clientèle et règle les différents dysfonctionnements liés aux échanges commerciaux.

Tous les dossiers liés aux fournisseurs transitent par le secrétariat commercial. La secrétaire se charge alors des différentes opérations liées à l'approvisionnement et à l'émission des factures. Il n'est donc pas possible d'encaisser au niveau de la comptabilité d'une entreprise sans passer ce professionnel.

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Quel est le salaire d'une secrétaire commerciale ?

Les revenus de la secrétaire commerciale sont souvent fonction du statut de l'entreprise dans laquelle elle travaille. Ils sont aussi liés à son expérience et à la quantité de tâches qu'elle gère. Généralement, les secrétaires commerciales junior touchent une rémunération annuelle comprise entre 20 K€ et 25 K€ brut.

Dans les PME où cette professionnelle assume plusieurs tâches liées à la comptabilité, le salaire peut monter jusqu'à 30 K€. Avec un peu plus d'expérience, il est possible de passer au grade de secrétaire commerciale senior. Dans ce cas, la rémunération aussi augmente et peut avoisiner 30 K€ -32 K€.

Autres ces détails, certaines qualités personnelles peuvent faire croître la rémunération de la secrétaire commerciale. La maîtrise de l'anglais et de certains logiciels CRM sont des conditions de sélection lors des recrutements.

Missions principales de la secrétaire commerciale ?

Bien que sa fonction soit sédentaire, la secrétaire commerciale est très polyvalente. Les tâches assignées à ce poste sont variées et dépendent souvent du statut et du secteur d'activité de l'entreprise. Ainsi, ce professionnel peut être amené à gérer des missions comme :

• La vérification de la disponibilité des produits au profit des clients ;
• Les échanges téléphoniques avec les clients et les fournisseurs ;
• La rédaction des devis ;
• Le suivi des modalités techniques commerciales par les commerciaux sur le terrain ;
• Le point régulier sur les sorties de produits et le niveau d'avancement des livraisons ;
• L'enregistrement des commandes ;
• Le suivi des paiements ;
• L'émission et l'envoie des factures aux clients et fournisseurs ;
• Le pilotage de l'administration des ventes si l'entreprise n'a pas un gestionnaire ADV ;
• Les relances aux clients et partenaires qui doivent toujours à l'entreprise ;
• La gestion du secrétariat courant.

Voilà autant de tâches auxquelles la secrétaire commerciale doit s'atteler. En les assurant comme il se doit, l'équipe commerciale travaille plus facilement et améliore ses performances.

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Les qualités à posséder pour ce poste

Le rôle de relais que joue la secrétaire commerciale lui impose d'avoir une certaine aisance relationnelle. Elle pourra ainsi assumer pleinement la liaison entre les différents services de son entreprise. Ses missions liées à l'archivage et à la traçabilité des transactions commerciales demandent un bon niveau rédactionnel.

Si la secrétaire commerciale travaille dans une société spécialisée dans l'import/export, la maîtrise de la langue commerciale qu'est l'anglais est un atout. Il est aussi important que cette professionnelle sache utiliser certains outils informatiques.

Parmi eux, les logiciels bureautiques qui servent à traiter les textes, enregistrer les commandes et répondre aux messages instantanément sont nécessaires. Les outils de gestion commerciale comme les CRM sont aussi à maîtriser pour exercer pour pleinement le suivi des transactions.

La rigueur et la concentration sont des qualités personnelles requises pour exercer cette profession. La secrétaire commerciale doit avoir un vrai sens de l'organisation. Un atout nécessaire pour faire de bon planning des activités et assurer le relais avec les autres services de l'entreprise.

Comment devenir une secrétaire commerciale ?

Pour devenir une secrétaire commerciale, il est nécessaire que vous soyez dynamique et polyvalente. Ce sont des qualités qui permettent à l'équipe commerciale d'avoir moins de tâches à gérer en entreprise. Elle est beaucoup plus concentrée sur la recherche des prospects et des clients.

La profession de secrétaire commerciale ne s'improvise pas. Il faut une formation au préalable pour postuler pour un tel poste. En général, un Bac professionnel en Gestion-Administration est indispensable pour entrer dans une école privée de secrétariat.

Un BTS après une formation qualifiante en secrétariat de direction ou en commerce est suffisant pour décrocher le poste de secrétaire commerciale. Certains diplômes de premier cycle (licence, DUT…) en gestion de projet et management des organisations sont valables pour faire ce travail.

Il est possible de devenir secrétaire commerciale en commençant votre carrière en tant qu'assistant de direction. Dans ce cas, vous devez avoir l'ouverture d'esprit afin d'améliorer votre niveau et faire vos preuves.

Quelle évolution de carrière pour ce poste ?

Le profession de secrétaire commerciale est évolutive. Déjà, plusieurs entreprises en phase de croissance recrutent activement ce professionnel. Il suffit d'avoir les qualités requises et d'avoir quelques atouts en informatique pour augmenter vos chances de décrocher ce poste.

Généralement, la secrétaire commerciale peut devenir rapidement le gestionnaire Administration des ventes. Selon le statut de l'entreprise, ce professionnel peut aussi devenir responsable clientèle ou attachée commerciale.

D'autres employeurs peuvent faire passer la secrétaire commerciale au poste d'assistant commercial et administratif. Mais dans les faits, les missions assignées à ce poste sont similaires.

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FAQ : Devenir secrétaire commerciale

Pour devenir secrétaire commerciale, vous devez suivre une formation en Gestion-Administration, en commerce ou en gestion de projet. Il faut ensuite avoir les atouts personnels requis pour maximiser vos chances de remporter ce poste.

Quel bac pour être un commercial VEFA ?

Pour décrocher le poste de secrétaire commerciale, il faut passer au minimum un Bac professionnel en gestion commerciale. À l'issue d'un cursus dans une école privée de secrétariat ou de commerce, vous pourrez avoir un BTS ou un DUT.

Vous pouvez aussi faire une licence professionnelle pour augmenter votre employabilité. Avec un Bac technologique en management et gestion il est aussi possible de faire une formation qualifiante en secrétariat commercial.

Quels sont les profils de reconversion adaptés ?    

Il est possible de se reconvertir pour devenir secrétaire commerciale dans une entreprise. Dans ce cas, il faut que le poste occupé précédemment ait rapport avec la relation client et l'administration des ventes.

Un responsable d'approvisionnement peut aisément devenir secrétaire commerciale. Un commercial peut aussi se reconvertir pour travailler au secrétariat. Dans ce cas, il faut qu'il soit très polyvalent et pondéré dans sa façon d'agir.

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