Fiche Prospect - définition, exemple vierge pdf

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Véritable source d’informations, la fiche prospect regroupe les données clients nécessaires à la réussite de la prospection commerciale. Elle permet à l’entreprise de gagner un temps considérable et faciliter le cycle de vente - c’est donc un outil crucial dans le déploiement d’une stratégie marketing efficace et la croissance du chiffre d’affaires. 

Qu'est-ce qu'une fiche prospect ?

Étape indispensable de la prospection, la fiche prospect permet aux commerciaux de collecter des coordonnées et d’autres informations importantes à l’entretien d’une bonne relation avec un potentiel client. Chaque commercial doit donc en être équipé pour amener ses prospects à la signature d’une vente. 

C'est quoi une fiche prospect ?

Par définition, la fiche prospect réunit les coordonnées de contacts des prospects (leur numéro de téléphone, dans le cadre d’une prospection de cold calling ; leur adresse mail ou leur LinkedIn, dans le cadre d’une prospection via internet…) et sert à mettre en œuvre la stratégie marketing de l’entreprise. C’est aussi une base de données fondamentales à l’utilisation d’un logiciel de CRM pour booster les performances de l’entreprise et accroître son activité commerciale.

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Quelle est la différence entre fiche prospect et fichier de prospection

Ce qui différencie ces deux outils commerciaux, c’est avant tout leur taille et leur nature : la fiche prospect contient des données propres à un éventuel client, alors que le fichier prospect contient les fiches prospects. Ce dernier est, par définition, un ensemble d’informations sur les clients cible, classés selon certains critères tels que leur profil ou leur situation dans le cycle de vente. Le fichier prospect peut être constitué en interne, à partir des données récoltées au moment de la prospection, ou en externe, en l’achetant simplement à une autre entreprise ayant une clientèle cible relativement similaire, pour obtenir des prospects qualifiés.

Avantages de la fiche prospect

Les avantages de la fiche prospect sont nombreux, contrairement à ses inconvénients, et c’est pour cela que nous vous recommandons vivement de l’intégrer à votre plan d’actions commercial. Elle permet en effet de :

• Repérer les prospects qualifiés et la clientèle cible, en conservant leurs données de contact pour pouvoir les solliciter à tout moment, et en évitant de perdre du temps dans des cycles de vente qui s’éternisent.
• Optimiser la stratégie marketing et l’argumentaire commercial, en personnalisant ce dernier en fonction du client et en adaptant l’offre.
• Développer une meilleure relation commerciale avec les clients, par la sauvegarde de l’historique des échanges (date, contenu…), facilitant le processus d’achat.

Que doit contenir une fiche prospect ?

Vous l’aurez compris, une fiche prospect correctement réalisée se doit de comporter un certain nombre d’informations sur le client potentiel, telles que ses infos de contact, ses infos de qualification (notamment dans le cadre d’une vente B2B) ou encore quelques points sur son intention d’achat et ses attentes. 

Où trouver une liste de prospects ?

Pour constituer un fichier prospect, on peut d’abord utiliser un logiciel de CRM. Il existe aujourd’hui de nombreux outils utilisant les réseaux sociaux professionnels comme LinkedIn et leur algorithme pour recenser des prospects intéressants, selon les critères que l’on a renseignés au préalable. Comme mentionné auparavant, il est également possible d’acheter des listes de prospects directement à des entreprises : il faut toutefois s’assurer auparavant que celles-ci correspondent un minimum aux clients cible.

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Comment présenter un prospect ?

Il n’existe pas de modèle universel pour présenter un prospect, en revanche il est nécessaire de faire figurer dans sa fiche un certain nombre d’informations permettant de faciliter les échanges et regroupant tous les éléments sur son identité. On doit ainsi pouvoir retrouver son nom et prénom, son adresse électronique et son adresse postale, son numéro de téléphone et sa situation professionnelle : s’il s’agit d’un contact B2B, il faudra y inscrire son titre de poste mais aussi l’entreprise pour laquelle il travaille. Le secteur d’activité, l’ancienneté de l’entreprise et son site internet sont également des éléments importants qui doivent apparaître dans la fiche prospect d’un éventuel client.

Les différents types de données intéressantes

À ces premières données s’ajoutent également d’autres types d’informations : l’information de qualification, l’historique des transactions et quelques commentaires sur le comportement du prospect.

L’information de qualification concerne tous les critères permettant de déterminer qu’un prospect correspond à l’ICP, à savoir la taille de son entreprise, les outils qu’elle utilise ou encore son chiffre d’affaires (dans un cadre B2B), ou bien quelques informations sociodémographiques sur les centres d’intérêt et les habitudes de consommation (dans un cadre B2C). 

L’historique des transactions s’apparente à l’ensemble des échanges entre le prospect et l’entreprise : la date du premier contact ou du premier achat (s’il est déjà client), là où il se situe dans le tunnel de vente…

Enfin, quelques commentaires sur le comportement du prospect peuvent figurer dans sa fiche. Ceux-ci permettent d’apporter des éclairages sur ses intentions d’achats et la façon dont il a réagi aux contacts précédents.

Comment obtenir les informations de ma fiche prospect ?

L’ensemble de ces informations commerciales peut s’obtenir de différentes manières. D’abord, via la prospection directe : en approchant les prospects par appel, par mail, via les réseaux sociaux, lors d’événements et salons professionnels ou encore sur le terrain grâce au porte à porte, on peut obtenir leurs contacts et collecter des données clés pour constituer le fichier. 

Ensuite vient la prospection indirecte : la création de contenus qualitatifs sur le site web peut notamment inciter le prospect à souscrire à une newsletter ou à renseigner ses coordonnées pour télécharger une brochure ou tout autre asset commercial. C’est donc un bon moyen d’obtenir son adresse mail et son identité, et ainsi lui créer une fiche prospect pour le recontacter dans le futur. 

Les conseils pour créer un fichier prospect efficace

Une bonne prospection réside avant tout dans un fichier prospect bien organisé et bien tenu. Pour ce faire, nous avons répertorié quelques conseils et point clés pour rester efficace : 

• S’assurer de la qualité des données. Celles-ci doivent être lisibles, complètes, pertinentes et disponibles pour être utilisées. Il faut donc être rigoureux lorsque l’on crée une nouvelle fiche prospect.
• Créer une ICP est évidemment indispensable dans le processus de prospection, mais permet également d’assurer la qualification des prospects dans le fichier. Cela permet, par la suite, de trier les prospects en fonction de leur correspondance avec la clientèle ciblée et la stratégie commerciale.
• Mettre régulièrement à jour le fichier, les contacts et l’avancée des cycles est aussi nécessaire pour garder une vision d’ensemble claire.
• Garder en tête le Règlement de la Gestion et Protection des Données, qu’il s’agisse d’un cadre B2B ou B2C, pour se conformer aux lois sur le consentement du prospect quant à l’utilisation et la conservation de ses données personnelles et professionnelles.

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Les outils à utiliser pour réaliser une fiche prospect

Selon vos besoins, il est tout à fait possible de créer une fiche prospect de A à Z en utilisant des outils bureautiques tels qu’Excel et Word – cela vous permettant de personnaliser entièrement les différentes catégories selon les informations à recenser – ou d’utiliser un modèle prédéfini. Il existe en effet sur le web de multiples templates de fiche prospect B2B ou B2C que vous pouvez télécharger et modifier à votre guise. 

Les adeptes d’outils CRM trouveront davantage leur bonheur dans un logiciel de gestion pipeline leur permettant de traiter un plus gros volume de données de façon sécurisée et de partager le fichier ainsi créé avec l’ensemble de leur équipe. Ces logiciels sont également équipés de services supplémentaires permettant notamment d’analyser les performances de la prospection et d’apporter des conseils pour en optimiser l’efficacité. 

3 exemples de fiches prospects de qualité

Parmi ces logiciels CRM, on retrouve notamment Hubspot, Pipedrive et Salesforce – ergonomiques et faciles d’utilisation, ils s’avèrent très utile pour tout projet de prospection commerciale en ceci qu’ils simplifient rédaction de la fiche prospect et la gestion des différents pipelines.

Exemple 1 - Fiche prospect Hubspot

Cet outil de prospection est très utile pour collecter toutes les informations d’un prospect, y avoir accès en temps réel, planifier des actions telles que des mails ou des rendez-vous et appliquer aisément sa stratégie commerciale : l’info client se trouve à gauche de l’écran tandis que l’historique des interactions et les éventuels documents se trouvent au centre et à droite, permettant de conserver une vue globale de chaque fiche.

Exemple 2 - Fiche prospect Pipedrive

Les fiches Pipedrive permettent avant tout la gestion de la pipe commerciale, en ceci qu’elles proposent de créer un contact, de renseigner ses données, d’apporter des informations de suivi sur les actions mises en place (appels, mails, offres…) et d’ajouter d’éventuels commentaires sur l’évolution du cycle. Leur design minimaliste est facile à prendre en main et permet de garder un œil sur l’ensemble des échanges avec le prospect.

Exemple 3 - Fiche prospect Salesforce

Contrairement aux exemples cités précédemment, les fiches Salesforces semblent moins ergonomiques de prime abord mais n’en demeurent pas moins complètes. Fonctionnant à l'aide d’une frise chronologique, elles permettent, elles aussi, de restituer l’ensemble des actions commerciales mises en place depuis le premier contact avec le prospect. A nouveau, il est possible d’ajouter des commentaires et infos relatives à un profil ou aux objectifs de chiffre d’affaires à atteindre.

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