Fichier de prospection - Définition

La prospection est un procédé qui demande une préparation optimale. Il est donc nécessaire que l'équipe commerciale élabore un fichier de prospection. Une stratégie commerciale ne peut être efficace que si la base de données de leads identifiés est pertinente.

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Qu’est-ce qu’un fichier de prospection ?

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Fichier de Prospection - Définition

Un fichier de prospection est une base de données qui constitue la base de travail du commercial. Il s’agit d’un outil à usage multiple. 

Il sert à lister et renseigner des clients potentiels, lancer et gérer une campagne de prospection mais aussi suivre l'évolution du démarchage. Ce document rassemblera toutes les informations qui permettent de développer une campagne.

C’est un dossier qui va s’enrichir au fur et à mesure des interactions avec les différents prospects. Il doit donc constamment être à jour afin d'optimiser le suivi de la prospection durant tout le cycle de vente.

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Quel est le rôle du fichier prospection ?

Un fichier de prospection rassemble toutes les informations utiles concernant une liste de prospects. Les prospects sont des individus susceptibles de correspondre à l’offre d'une entreprise mais qui n’ont pas encore été convertis en clients. 

Les informations recueillies ont pour but de renseigner le commercial sur le type de profil du prospect et de lui permettre de le contacter rapidement.

L’objectif est de parvenir à prioriser les profils intéressants et mieux cibler les campagnes. Le commercial doit s'imprégner des besoins, enjeux, envies du consommateur pour personnaliser son approche.

La prospection est primordiale pour une entreprise. Ces données lui servent à identifier ses opportunités de vente et donc évaluer son chiffre d'affaires.

Comment constituer son propre fichier de prospection ?

Il existe une multitude de canaux SaaS pour construire un fichier de prospection B2B ou B2C. Chaque approche peut être intéressante car permet d'identifier et de toucher différentes audiences de façon personnalisée. En fonction de l’entreprise et de son fonctionnement, certaines stratégies peuvent être plus adaptées que d’autres. 

• Utiliser son réseau

Il s’agit d’une solution simple et qui peut se révéler très efficace. Grâce aux contacts déjà acquis (via l’école, les expériences professionnelles ou associatives…), il est possible de créer de l'interaction. Ces individus proches peuvent être des cibles intéressantes. Le lien immédiat qui est déjà établi encourage une relation de confiance. L’effort de prospection est moindre et l’effet de recommandation peut se multiplier à une grande échelle.

• Choisir une base de données externe pré faite

Certaines bases de données peuvent être trouvées quotidiennement en libre-service : un annuaire, une publication, des abonnés… Il est cependant conseillé de privilégier des fichiers de prospection en ligne avec une mise à jour régulière. En effet, la plupart des informations de contacts ne sont très vite plus d’actualité.

• Cibler ses prospects via le marketing

Aujourd’hui, de nombreux outils technologiques permettent de traquer les utilisateurs qui interagissent avec votre contenu. Cela peut concerner les visites du site ou des clics sur une offre. Il est alors possible de récupérer ces données, retrouver les profils ainsi que les contacts des individus. Cette approche a l'avantage de cibler et segmenter des personnes qui témoignent ont un intérêt pour le business. 

Que doit contenir un fichier de prospection ?

Les informations attendues peuvent être différentes d’une entreprise à l’autre en fonction du secteur d’activité ou des produits/services commercialisés. 

De la même façon, les informations contenues dans les fiches prospects ne seront pas les mêmes dans un fichier de prospection BtoB ou BtoC. 

En général, elles sont relativement similaires et contiennent : les noms, prénoms, adresses email, numéros de téléphone des prospects. 

Pour chaque individu, on trouvera en plus des précisions concernant sa profession ou le nom de son entreprise.

Pour être efficace, il faut que la fiche donne suffisamment de renseignements pour que le vendeur comprennent l'intérêt commercial de ce profil et puisse le contacter.

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Quels sont les différents types de fichiers de prospection ?

Il existe différents types de fichiers de prospection. Chacun d’entre eux est une base de travail différente pour le processus de prospection commerciale avec chacun ses avantages et inconvénients.

• Les fichiers de prospects internes

Il s'agit de fichiers généralement créés à partir d'une base de données clients existante. On parle souvent d’un fichier alimenté majoritairement par le réseau de l’entreprise : ses anciens clients, les visiteurs de son site, ses contacts professionnels… Généralement assez proches, ils sont susceptibles d'interagir plus souvent et d’être plus réceptifs à l’offre.

• Les fichiers de prospects achetés

Il s'agit d'un fichier de prospects achetés ou loués auprès d'un fournisseur de données externes. Ces fichiers comprennent les informations générales des contacts externes susceptibles d’être intéressés. Cette sortie de liste est généralement effectuée selon des critères basiques de localisation géographique (France, autres etc…), de secteur d'activité ou de taille de l'entreprise par exemple.

• Les fichiers provenant des efforts commerciaux

Les profils intéressés ou intéressants peuvent être identifiés partout. C’est pour cela que l'entreprise peut avoir plusieurs sources de fichiers prospects. 

Elle peut par exemple générer un dossier à partir de ses efforts marketing en ligne (abonnement newsletter, interactions sur les réseaux, téléchargements de contenus). 

Elle peut également récupérer des contacts durant un événement (participation à un salon, une conférence ou un webinar).

Le fichier de prospection excel

Un fichier de prospection sur Excel rassemble, souvent sous forme de tableau, toutes les informations concernant les prospects. Organisé en colonnes, on retrouve des données clés telles que le nom de l'entreprise, le nom du contact, l'adresse email, le numéro de téléphone, le secteur d'activité, la taille de l'entreprise, la source de prospection et le statut de prospection. 

L'avantage d’Excel est la possibilité de personnaliser et de filtrer selon les besoins. Un fichier Excel est facilement adaptable afin qu’il dure et soit actualisé durant tout le processus de prospection et même de qualification. 

Cet outil facilite la compréhension des données mais aussi l’analyse des résultats. En effet Excel dispose de nombreux outils d’analyse ou de mise en page afin d’effectuer des bilans réguliers sur les situation des prospects ou de la campagne de démarchage.

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Comment créer un fichier de prospection ?

Créer un bon fichier de prospection est une étape clé . Pour les commerciaux, c'est ce support qui va leur permettre de gérer tout le processus de prospection. Il rassemble toutes les informations importantes ainsi que les avancées majeures. Il est important de le constituer avec beaucoup d’attention afin que cette base de travail soit cohérente et productive.

Quelles sont les étapes de la création d'un fichier de prospection ?

Un fichier de prospection peut être réalisé en suivant différentes étapes : 

• Étape 1. Définir les objectifs de prospection

Avant de créer un fichier de prospection, il est important de définir les objectifs de manière précise et claire. Cela peut inclure les segments de marché ciblés, le type d’offre à promouvoir, la zone géographique concernée ou les résultats attendus. Ce travail aide à structurer la stratégie en choisissant des intervenants et des techniques qui seront adaptés aux besoins.  

• Étape 2. Identifier les informations et vérifier les sources

Une fois les objectifs déterminés, il est temps de choisir la méthode la plus pertinente pour obtenir des listes de prospects. Il existe des millions de sources différentes : des bases de données professionnelles, des annuaires d'entreprises, des salons professionnels, des réseaux, des partenariats, des recommandations d’anciens clients etc… La collecte des informations n’est pas l’étape la plus difficile au vue des nombreux canaux existants. Il faut cependant s’assurer d’avoir des contacts pertinents pour l'offre et dont les informations sont vérifiées.

• Étape 3. Déterminer l’outil pour stocker les données

En fonction de la taille de l’entreprise, les outils recommandés peuvent varier. 

Pour une TPE ou une PME, le nombre de clients à gérer sera moins important. Par conséquent, elles peuvent utiliser des logiciels faciles d’accès tels qu’Excel ou Google Sheets.

Cependant, une plus grande entreprise devra parfois souscrire à des logiciels plus performants avec des capacités et des fonctionnalités plus puissantes (et des prix plus élevés).

• Étape 4. Créer le fichier client collecter et organiser les données 

Une fois les données prospects nécessaires collectées, l’équipe commerciale doit les organiser dans l’outil de gestion de base de données sélectionné.

Le fichier est segmenté et mis en page selon les critères de l’entreprise. Ce travail de catégorisation est important. Organiser et hiérarchiser les données va permettre un accès plus facile aux informations personnelles et professionnelles. L’objectif est également de faciliter le travail d’analyse sur ces mêmes données afin de s’assurer que le procédé de prospection soit de qualité.

• Étape 5. Entretenir régulièrement le fichier

Afin de conserver une productivité optimale et des résultats satisfaisants, il est nécessaire de s’assurer que les données collectées soient précises, à jour et complètes. L’équipe commerciale doit veiller à garder le fichier lisible et exploitable.

• Étape 6. Former les équipes marketing et commerciales

Une fois l’outil créé, il suffit de former et sensibiliser les intervenants marketing et commerciaux sur son utilisation. Il faut que chaque individu soit apte à l’utiliser et le comprendre pour un processus de prospection optimal.

En suivant ces étapes, il est possible de créer un fichier de prospection solide. Ce support est nécessaire pour gérer efficacement les activités de prospection et atteindre les objectifs commerciaux.

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Comment qualifier un fichier client ?

La qualification de fichiers clients est un élément clé de la stratégie marketing d'une entreprise. 

Pour qualifier un fichier client, le commercial doit d’abord rassembler et classer les informations clients en fonction de certains critères prédéfinis. Cette segmentation peut se faire manuellement ou automatiquement, selon la taille de la base de données et les ressources disponibles. 

Grâce aux informations récoltées durant la construction du fichier prospect, le commercial comprend mieux les clients et interagit plus efficacement avec eux.

Par la suite, il pourra utiliser ces informations (besoins, envies, enjeux) dans son argumentaire de vente et ses échanges avec les prospects. Cette approche commerciale personnalisée a pour but de convaincre le prospect d’adhérer à l’offre. S’il se retrouve dans le discours du commercial, il sera apte à conclure une vente. Une fois qualifié, le prospect devient un client.

L'objectif principal est de mieux positionner les efforts du marketing et de personnaliser les stratégies de communication. Une bonne qualification maximise l'efficacité des campagnes marketing. Les clients sont davantage satisfaits et fidèles, le taux de conversion s’améliore et l’entreprise gagne en notoriété et en chiffre d'affaires.

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Comment faire un tableau de suivi client ?

Après avoir construit un fichier de prospection, créer un tableau de suivi est une étape nécessaire pour gérer le processus de conversion client. 

• Déterminer les objectifs de suivi

En fonction des besoins et objectifs de l’entreprise, la stratégie commerciale peut changer. L'objectif est de trouver des indicateurs pertinents à l’activité et la démarche de l’entreprise (ventes, valeurs, taux de conversion, KPI…).

• Choisir un outil de suivi adapté

Il est possible de créer un tableau via un logiciel de gestion de données ou dans un tableur (Microsoft Excel, Google Sheets etc…).

• Organiser les données

Après avoir vérifié les données, le commercial peut exporter ses fichiers de prospection dans son CRM et d'autres logiciels. Il est possible de mettre en forme son tableau selon des codes couleurs et de créer des graphiques afin de faciliter la compréhension et l’analyse des données. Pour avoir une base de travail fiable, il est également nécessaire de maintenir ce tableau à jour.

FAQ : Construire votre fichier de prospection commerciale

Comment obtenir un fichier client gratuit ?

Il est tout à fait possible d’établir un fichier de prospection sans investir dans des outils et projets coûteux. 

L’entreprise peut d’abord utiliser LinkedIn, le premier réseau social professionnel. En effet, cette plateforme rassemble pleins d’utilisateurs en renseignant leur situation professionnelle et leurs centres d'intérêts (secteur, poste…). Il est relativement aisé d’utiliser son réseau et ses fonctions de recherche pour constituer une liste de prospects intéressants. L'algorithme propose régulièrement des profils similaires à ceux qui intéresse l’entreprise.

Où acheter des fichiers de prospection ?

Pour gagner en temps et en productivité, une entreprise peut décider d’avoir recours à des options payantes.

Une entreprise peut avoir recours à l’achat ou à la location de fichiers de prospection clients. Cette façon de procéder est presque immédiate. Le téléchargement et l’export de ces bases sont très simples et permettent le développement rapide des informations et coordonnées récoltées.

Un autre moyen d'obtenir un fichier de prospection pertinent est de souscrire à la version payante de LinkedIn, LinkedIn Sales Navigator. Cette fonction donne accès à plus d’informations et des fonctionnalités supplémentaires pour la prospection.

Qu'est-ce que la qualification de fichiers ?

La qualification de fichiers est un processus qui consiste à évaluer un profil de prospect selon des critères définis. 

La qualification a pour objectif de déterminer la pertinence du fichier en tant que client potentiel. En fonction des informations rassemblées, le commercial peut vérifier si le prospect représente une opportunité de vente ou non. Ce travail a pour but de ne faire passer que les fichiers de prospects intéressants et donc qualifiés. Le but est de prendre des décisions éclairées et de gagner en productivité. En concentrant son temps sur des dossiers complets et adaptés à l’offre de l’entreprise, le commercial optimise sa stratégie commerciale et augmente ses chances de trouver des clients.

Comment faire une analyse de prospection ?

L'analyse de prospection est une étape essentielle dans le processus de prospection commerciale. Elle consiste à évaluer et à analyser les résultats des efforts de prospection.

A intervalles réguliers, elle permet de suivre l’évolution de la campagne de démarchage. 

Pour cela, le commercial récupère différents indicateurs (comme le taux de conversion par exemple) et compare les résultats aux objectifs fixés par l’entreprise. 

En fonction de la performance, des ajustements peuvent être initiés. Ainsi, l’équipe commerciale optimise sa stratégie et comprend davantage le déroulement de la prospection.